MANAJEMEN KOMUNIKASI DI DUNIA KONSTRUKSI

komunikasi industri

KOMUNIKASI

 
Komunikasi yang buruk telah lama menjadi masalah di industri konstruksi. Dan ini merupakan bagian dari masalah bagaimana cara industri ini diatur. Dan keterampilan menulis dan berbicara ini telah diabaikan. Para manajer harus dilatih dalam penggunaan bahasa di luar masa sekolah mereka.
Tim proyek adalah terdiri dari orang-orang dari berbagai perusahaan. Kontribusi mereka beragam dan banyak informasi yang harus lewat di antara mereka. Ini membutuhkan organisir yang baik, jaringan komunikasi yang menggunakan teknologi terbaru. Bahkan saat ini walaupun jaringan ada, komunikasi masih terputus di tingkat pribadi, karena orang gagal untuk menjaga pesan mereka tetap sederhana; atau mereka menyampaikan terlalu banyak informasi atau terlalu sedikit; informasi yang mereka berikan tidak akurat atau menyesatkan.
Di sisi penerima, orang dibanjiri dokumen yang tidak ada waktu untuk membacanya, namun seringkali mereka tidak dapat memperoleh informasi yang mereka inginkan. Estimasi yang mungkin salah, gambar yang out-of-date, deskripsi yang ambigu. Rapat-rapat yang terus berlangsung terlalu lama dan orang-orangpun mulai berhenti mendengarkan.
Ukuran perusahaan itu penting. Dalam organisasi kecil, komunikasi sering baik. Ada lebih banyak kontak tatap muka, jadi jika orang tidak mengerti apa yang dikatakan, mereka berkata begitu dan masalahnya segera diselesaikan. Komunikasi lebih langsung. Mereka yang membuat keputusan lebih dekat mereka yang harus mengimplementasikannya.
Perusahaan besar lebih mengandalkan kata-kata tertulis. Ini menempatkan pesan pada catatan, tetapi kesalahpahaman tidak bisa dengan mudah dihapus. Informasi dapat tertunda dan terdistorsi karena naik turun secara hierarki. Orang-orang dipisahkan oleh divisi dan departemen, bahkan kadang-kadang oleh shift. Saluran komunikasi formal bisa lambat dan tidak bersifat pribadi. Semakin besar perusahaan, semakin akut kesulitan komunikasi yang cenderung terjadi.
Keterampilan komunikasi yang buruk memperburuk masalah. Kebanyakan orang termasuk manajer, adalah komunikator yang buruk dan bahkan tidak menyadarinya. Namun perbaikan dapat dengan mudah dicapai melalui pelatihan atau hanya dengan membuat orang-orang menyadari sandungan utamanya dan memberi mereka umpan balik tentang seberapa baik mereka berkomunikasi.

Penyebab kegagalan komunikasi:

  • Ekspresi penyampaian yang buruk, tidak simpel
  • Overloading informasi
  • Pilihan metode penyampaian yang salah
  • Tidak nyambung dan bias
  • Jarak antar pihak
  • Perbedaan status (senior & junior, atasan dengan bawahan dll)
  • Pengaruh perasaan

 
Komunikasi yang baik dan kerjasama yang baik tidak dapat dipisahkan. Manajer yang menekankan sisi teknis dari pekerjaan mereka sering gagal mengenali orang, mungkin rasa curiga akan motif mereka dan mungkin salah paham atau mendistorsi apa yang mereka sampaikan. Sensitivitas dan sikap positif terhadap orang-orang sangat penting untuk sukses dalam berkomunikasi.

Beberapa tips lain dalam berkomunikasi:

  • Gunakan komunikasi yang datar baik dalam komunikasi verbal maupun maupun tertulis (Plain talking & Writing)
  • Batasi gagasan dalam kalimat. Kalimat harus mengomunikasikan satu ide. Kalimat singkat membuat kejelasan. Terlalu banyak kalimat majemuk membuat pesan menjadi berat.
  • Be more direct/to the point, gunakan kalimat aktif. Be Positive, buat kalimat yang tegas.
  • Jangan monoton, kehilangan semangat dan keterusterangan. Fungsi dari kalimat dapat diubah antara pernyataan, pertanyaan, seru dan perintah.
  • Hindari kata-kata yang tidak perlu dan abstract
  • Seluruh data komunikasi harus di simpan dalam suatu manajemen sistem informasi baik hardcopy maupun softcopy

 

TIPE KOMUNIKASI

 
1.Komunikasi verbal, seperti:

  • Arahan individu, seperti instruksi kerja.
  • Diskusi satu-satu, seperti dalam penilaian staf.
  • Manajer ke grup, seperti dalam briefing.
  • Diskusi kelompok, seperti dalam pertemuan di lokasi.
  • Komunikasi lisan membutuhkan perencanaan yang cermat, ekspresi yang jernih dan kemampuan untuk membangkitkan minat dan dukungan pendengar.

2.Rapat, karena untuk menghadiri sebuah rapat banyak orang yang perlu meluangkan waktunya dan meninggalkan pekerjaannya yang sedang berlangsung, maka sebelum memanggil rapat, seorang manajer harus bertanya:

  • Apakah pertemuan itu perlu?
  • Target apa yang akan dicapai?
  • Bagaimana ini dapat dikelola secara efektif?

Peserta rapat harus siap dengan data & informasi, serta memiliki autority untuk dapat memberi data, informasi, saran, rekomendasi dan keputusan.

Macam-macam Rapat
a. Rapat Proyek
Pertemuan-pertemuan ini, dihadiri oleh anggota tim proyek, digunakan untuk:

  • memastikan bahwa kontraktor dan anggota tim lainnya memahami persyaratan proyek dan memiliki kesempatan untuk memeriksa kontrak,
  • detail desain dan produksi dan meminta klarifikasi atau informasi;
  • memastikan bahwa catatan yang tepat disimpan dan kewajiban kontrak dipenuhi;
  • membandingkan kemajuan dengan target dan menyepakati tindakan korektif apa pun;
  • mendiskusikan masalah seperti keterlambatan atau pekerjaan di bawah standar yang dapat memengaruhi kualitas, safety, biaya atau waktu proyek;
  • memastikan bahwa kontraktor dan sub-kontraktor menyetujui tindakan yang diperlukan untuk memenuhi kewajiban mereka;
  • Memeriksa apakah perubahan dikonfirmasi secara tertulis dan pekerjaan itu dicatat dan telah disetujui.

Perancang, surveyor kuantitas dan kontraktor utama biasanya menghadiri proyek pertemuan, bersama dengan konsultan dan sub-kontraktor yang terlibat di setiap tahap proyek. Biasanya, pertemuan diadakan secara berkala.

b. Rapat Site / Lapangan

  • Kontraktor utama akan mengadakan pertemuan situs reguler, beberapa di antaranya akan dihadiri oleh sub-kontraktor dan pemasok utama. Perancang dapat diundang. Rapat akan sering digunakan untuk beberapa tujuan. Ini mungkin termasuk:
  • Kontrol internal, untuk meninjau kemajuan, biaya, safety, dan kualitas, target dan komitmen kontraktual; untuk memperbarui rencana.
  • Koordinasi, untuk memastikan bahwa pekerjaan kontraktor utama dan subkontraktor terkoordinasi dengan baik.
  • Pemecahan masalah, untuk mengidentifikasi dan mendiskusikan masalah seperti keterlambatan, kekurangan material dan kesulitan tenaga kerja, dan untuk mengambil tindakan untuk memperbaikinya.
  • Administrasi kontrak, untuk mengidentifikasi informasi yang diperlukan; untuk memeriksa bahwa catatan yang layak disimpan; untuk memonitor dokumentasi dan perjanjian kerja tambah.
  • Hubungan kerja, untuk membahas masalah yang berkaitan dengan metode kerja, kondisi bekerja, keselamatan, insentif, dll.

3.Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis dapat direncanakan dengan cermat dan meninggalkan catatan yang permanen (atau paling tidak, semi permanen). Di sisi lain, pesan tertulis yang efektif menuntut keterampilan yang cukup besar dan membutuhkan waktu untuk membuatnya. Sekali diterbitkan, sulit untuk ditarik kembali. Karena itu orang berhati-hati dengan apa yang mereka lakukan terulis. Pembaca mereka dapat dengan cepat melihat kontradiksi apa pun saat pesan tersebut disampaikan di atas kertas.
a. Laporan
Ada banyak jenis laporan. Di situs, mereka memberi umpan balik tentang biaya, kemajuan dan aspek kinerja lainnya. Di kantor pusat, mereka mungkin mendahului kebijakan keputusan atau perubahan prosedur, atau cukup berikan sesuatu terjadi di organisasi.
Laporan tidak selalu menghasilkan keputusan atau tindakan, tetapi sering dilakukan karena mereka menunjukkan penyimpangan dari yang dimaksudkan standar atau target.
Laporan bisnis dapat lisan, tetapi biasanya ditulis karena mereka berurusan dengan hal-hal yang membutuhkan pertimbangan cermat. Mereka sering didukung oleh angka-angka dan diagram.
Laporan yang baik jelas, akurat, singkat dan tepat waktu. Itu harus:

  • berisi semua yang perlu diketahui pembaca dan tidak lebih;
  • menyajikan materi pelajaran secara akurat dan logis, memberikan sumber data, jika perlu;
  • masuk akal bagi siapa pun yang bermaksud membacanya;
  • meringkas dengan jelas poin-poin utama, kesimpulan dan rekomendasi apa pun

Isi Laporan:

  • Pengantar

Ini menyatakan tujuan dan kerangka acuan. Pendahuluan yang bagus berfokus pada pembaca dan pada tema dan tujuan laporan. Mungkin ada sebuah halaman judul dan halaman isi, tergantung pada panjang dan formalitas laporan.

  • Badan laporan

Berisi materi yang membahas data dan temuan. Itu tidak perlu harus panjang. Beberapa laporan terbaik menguraikan poin utama dalam paragraf pendek dan renyah. Sub-judul membuat pengaturan lebih jelas, tetapi harus singkat dan jelas. Jika data besar, mereka harus dimasukkan ke dalam lampiran pada akhir laporan. Ini membuat isi laporan tetap singkat dan jelas dan pembaca hanya merujuk pada lampiran jika data detail diperlukan.

  • Bagian kesimpulan

Ini berkisar dari ringkasan/kesimpulan, saran, rekomendasi, solusi yang diatur dalam kerangka acuan. Manajer yang sibuk sering mengandalkan membaca bagian kesimpulan/ringkasan dari sebuah laporan.
 

Referensi:

    Fauzi, Pohan. 2019. Modul Site Engineering. Yogyakarta : Zamil Publishing

Barry Fryer, Marilyn Fryer, The Practice of Construction Management, Blackwell Science, Oxford, 1997