Pada setiap perusahaan, baik itu konstruksi, makanan, pakaian, atau mungkin yang lain, pasti ada divisi yang bertanggung jawab dalam pengadaan barang atau jasa. Umumnya, divisi tersebut dikenal sebagai procurement. Apabila ingin bekerja di bidang procurement, tentu wajib memahami seluruh seluk beluk pengadaan barang atas jasa.
Definisi pengadaan barang atau jasa dijelaskan pada Pasal 1 Perpres 16 Tahun 2018. Pada pasal tersebut dijelaskan bahwa pengadaan barang dan jasa merupakan kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa oleh kementerian/lembaga/satuan kerja perangkat daerah/instansi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa.
Ketika akan melakukan pengadaan barang, terdapat beberapa prosedur yang harus dilalui agar proses pengadaan berlangsung secara lancar dan maksimal. Berikut adalah prosedur pengadaan barang atau jasa.
Melakukan analisis keperluan perusahaan
Prosedur pengadaan barang atau jasa yang pertama adalah analisis kebutuhan perusahaan. Biasanya setiap divisi akan menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk kemudian diajukan ke divisi procurement.
Mendapatkan persetujuan dari manajemen
Prosedur pengadaan barang atau yang kedua adalah persetujuan dari manajemen. Persetujuan biasanya berupa dokumen tertulis. Dokumen tersebut adalah tanda bahwa proses procurement bisa mulai dilaksanakan.
Melakukan pengajuan tender
Prosedur pengadaan barang atau jasa yang ketiga adalah pengajuan tender. Pada proses ini divisi procurement akan membuka tender untuk supplier atau vendor. Harapannya, akan diperoleh supplier atau vendor yang mampu memberikan harga dan kualitas terbaik.
Melakukan analisis supplier atau vendor sesuai dengan kebutuhan
Prosedur pengadaan barang atau jasa yang keempat adalah analisis supplier atau vendor. Divisi procurement akan melakukan analisis penawaran yang telah diajukan oleh supplier atau vendor. Banyak faktor yang harus diperhatikan, mulai dari harga, kualitas, hingga pengalaman yang dimiliki oleh supplier atau vendor.
Meminta penawaran (quotation)
Prosedur pengadaan barang atau jasa yang kelima adalah meminta penawaran atau quotation. Divisi procurement akan mengeliminasi beberapa supplier atau vendor yang tidak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Kemudian, supplier atau vendor yang tidak tereliminasi akan diminta untuk memberikan penawaran.
Negosiasi dengan supplier atau vendor
Prosedur pengadaan barang atau jasa yang keenam adalah negosiasi dengan supplier atau vendor. Sebelum melakukan negosiasi, procurement terlebih dahulu memilih supplier atau vendor yang memenangkan tender, kemudian dilakukan diplomasi agar didapatkan profit yang terbaik untuk kedua belah pihak.
Pembuatan kontrak atau purchase order
Prosedur pengadaan barang atau jasa yang ketujuh adalah pembuatan kontrak atau purchase order. Kontrak perlu dibuat apabila kerjasama akan dilakukan dalam jangka waktu yang panjang. Biasanya dokumen kontrak harus ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Penerimaan dan pengecekan kualitas
Prosedur pengadaan barang atau jasa yang kedelapan adalah penerimaan dan pengecekan kualitas barang atau jasa. Pada proses ini procurement wajib memastikan bahwa barang atau jasa diterima dalam kondisi yang bagus dan kualitasnya sesuai dengan yang telah disepakati bersama.
Pembayaran
Prosedur pengadaan barang atau jasa yang terakhir adalah melakukan pembayaran. Pembayaran dilakukan setelah perusahaan menerima invoice dari supplier atau vendor. Pastinya, setiap proses pembayaran wajib untuk didokumentasikan dan diarsipkan.
Demikianlah prosedur pengadaan barang dan jasa, masih banyak hal lain yang harus sobat engineer ketahui, baik itu tentang procurement sendiri maupun pengadaan barang dan jasa, sehingga nantinya siap bersaing di dunia kerja.
Prepare Your Career With Zamil Consulting!